Trong xu thế toàn cầu hóa, các quốc gia thực hiện chính sách “mở cửa”, hội nhập và cùng phát triển, tạo điều kiện cho nhiều nhà đầu tư, doanh nghiệp nước ngoài đến các nước khác, trong đó có Việt Nam để thực hiện hoạt động đầu tư. Trong quá trình thực hiện hoạt động đầu tư, các thương nhân nước ngoài có thể thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh để quản lý hoạt động đầu tư, thăm dò thị trường cũng như đại diện thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, dưới sự thay đổi của cơ chế thị trường, cơ cấu sản phẩm, quy mô và nội dung hoạt động dự án đầu tư mà cơ cấu văn phòng đại diện có những sự thay đổi nhất định. Trường hợp này, nhà đầu tư, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật nước sở tại – nơi đặt Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Trong phạm vi bài viết này, đội ngũ chuyên gia, LUẬT NAM PHÁT sẽ tư vấn về thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện, theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014, được xác định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Cùng với khái niệm văn phòng đại diện được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại năm 2005 cũng có quy định về khái niệm văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam (hay còn gọi là văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam). Theo đó, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được xác định là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm mục đích tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Hiện nay, về vấn đề điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Thương mại năm 2005, Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể:
Thứ nhất, về các trường hợp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và hồ sơ điều chỉnh Giấy phép.
Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi phát sinh sự có thay đổi về địa chỉ đặt trụ sở hoặc tên gọi của thương nhân nước ngoài; hoặc Văn phòng đại diện tại Việt Nam này có sự thay đổi về người đứng đầu, tên gọi hoặc nội dung hoạt động; hoặc thuộc trường hợp có sự thay về địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Thương nhân nước ngoài cần xem xét, xác định những nội dung thay đổi của mình liên quan đến Văn phòng đại diện có thuộc trường hợp phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam hay không để xác định cụ thể. Trường hợp phát sinh sự thay đổi liên quan đến Văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc hoạt động đầu tư của thương nhân nước ngoài dẫn đến việc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh Giấy phép gồm các giấy tờ sau:
• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Các tài liệu để chứng minh các nội dung thay đổi.
Tùy vào từng trường hợp cần điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà các tài liệu chứng minh các nội dung thay đổi có thể là một trong các giấy tờ sau: Bản sao các tài liệu pháp lý của cơ quan có thẩm quyền cấp có giá trị chứng minh sự thay đổi địa chỉ đặt trụ sở hoặc tên gọi của thương nhân nước ngoài; Bản sao của hợp đồng của văn bản thỏa thuận thuê địa điểm hoặc biên bản ghi nhớ hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, ví dụ như bản sao Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ Căn cước công dân (nếu người đứng đầu mới này là người Việt Nam) hoặc bản sao Hộ Chiếu (nếu người đứng đầu mới này là người nước ngoài); Quyết định, văn bản của thương nhân nước ngoài về việc cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện tại Việt Nam này; và
Giấy tờ của cơ quan thuế xác nhận về việc người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện xong nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân tính đến thời điểm thay đổi…
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Thứ ba, về trình tự, thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Khi phát sinh sự thay đổi, buộc phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, thì căn cứ theo quy định tại Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tiến hành làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 60 ngày kể từ ngày phát sinh sự thay đổi nêu trên.
Thương nhân nước ngoài sẽ phải nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện hoặc tùy vào từng trường hợp có thể nộp hồ sơ qua mạng đến Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trước đây. Trong đó, Cơ quan có thẩm quyền cấp và điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP được xác định như sau:
– Là Sở Công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thương nhân đặt Văn phòng đại diện đối với trường hợp đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
– Là Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (gọi chung là Ban quản lý) đối với trường hợp đặt trụ sở Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện từ thương nhân nước ngoài thì cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần thực hiện việc kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện từ thương nhân nước ngoài phải quyết định điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, trừ trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện mà nội dung hoạt động được điều chỉnh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài này không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc nội dung điều chỉnh chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành của Việt Nam.
Đối với trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam mà nội dung hoạt động được điều chỉnh trong Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành của Việt Nam hoặc không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài này không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì trường hợp này, trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép phải gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép thì Bộ quản lý chuyên ngành phải thể hiện về việc đồng ý hoặc không đồng ý về việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Cơ quan cấp Giấy phép sẽ điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong thời gian 05 ngày kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành. Trường hợp không đồng ý điều chỉnh thì phải trả lời bằng văn bản.
Như vậy, tùy vào từng trường hợp, từng nội dung điều chỉnh liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị những hồ sơ, giấy tờ phù hợp và thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập của Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định.
